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Les différents écrits professionnels
 

1. L’ e-mail 2. La lettre professionnelle 3. La note
4. Le compte rendu 5. Le procès verbal 6. Le rapport


4.  Le compte rendu

Souvent considéré comme fastidieux à lire ou contraignant à rédiger, le compte rendu est pourtant un document interne très utile. Sa réalisation nécessite un esprit de synthèse, une réelle implication et une bonne connaissance du sujet traité.

  • Informez de manière objective et fidèle quel que soit le type de compte rendu

Le compte rendu a pour but d’informer. Ses principales caractéristiques sont l’objectivité et la fidélité des propos ou des faits évoqués. Il témoigne, garde une trace du passé. En tant que rédacteur, vous ne vous impliquez jamais. Vous vous contentez de retracer de manière neutre les éléments à restituer.

Selon le contexte, le compte rendu peut relater un évènement (un accident, une mission, une visite, un entretien) ou rendre compte d’une activité (relative à une entreprise, un service, un secteur) sur une période précise. Dans ces deux cas, vous pourrez vous accorder toute liberté dans la construction et la présentation. Toutefois, lorsque vous rapporterez les propos d’une réunion, vous réaliserez un compte rendu dont la forme est plus définie.

  • Rédigez le compte rendu de réunion le plus pertinent

Le compte rendu de réunion fait suite à une prise de notes. Il s’adresse aussi bien aux présents qu’aux absents et présente l’avantage de créer une synergie à l’intérieur d’une équipe. En fonction de la nature de la réunion, du volume d’informations à retranscrire, de la précision souhaitée, vous pouvez opter entre plusieurs types d’écrits :

    • le compte rendu analytique

Les débats sont présentés de manière chronologique (dans l’ordre dans lequel ils se déroulent). Votre rôle est de mettre en lumière l’opinion de chaque participant. Selon les cas, vous serez amené à retranscrire les interventions individuelles presque intégralement ou à les résumer.

    • le compte rendu thématique

La restitution des débats est organisée par thèmes. Ce sont les faits et les conséquences relatifs au sujet qui sont mis en évidence. Votre fonction de rédacteur consiste à effectuer le travail de synthèse pour le lecteur. Aidez-le à saisir rapidement les points majeurs !

    • le compte rendu synoptique 

Un  tableau (de 3 ou 4 colonnes maximum) présente les éléments des débats et les décisions/conclusions pour chacun des thèmes évoqués. Vous donnerez au destinataire de votre écrit  une vision d’ensemble d’une situation.

> Aujourd’hui un certain nombre d’entreprises diffusent également un compte rendu synoptique peu de temps après la réunion. La brièveté caractérise cet écrit.  Il s’agit, pour vous, de confirmer les éléments « clefs » (actions, personnes concernées, dates…) avant de réaliser et distribuer un document détaillé.

  • Restituez les informations avec clarté et précision

N’oubliez pas que vous devez  formuler des phrases à partir de notes prises dans un contexte oral. Le recueil de l’information au cours de la réunion est un exercice ardu : structurez-le pour faciliter votre démarche. Vous rédigerez, ensuite, un texte détaillé ou succinct, en fonction de votre objectif. Employez le verbe exact pour exprimer l’avis, l’approbation, l’opposition…du participant. Traduisez la « substance » des propos dans une synthèse complète. Utilisez alors des titres qui développent l’idée majeure du paragraphe.

Dans la première page du document, vous indiquerez toutes les mentions principales nécessaires à l’identification du compte rendu : la date, l’ordre du jour, les participants (présents, absents, excusés). Vous pourrez ajouter d’autres éléments, si nécessaire (lieu, nom du rédacteur, date de la prochaine réunion). Veillez à respecter les règles de lisibilité et à soigner la forme de l’écrit.

 
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