2.   La lettre professionnelle

Plus officielle que le courriel, la lettre professionnelle traite de sujets multiples : entrer en relation avec un client, expliquer une démarche, souscrire une assurance, réclamer à la suite d’une erreur, présenter des excuses… Cependant, quel que soit l’objectif  de la lettre, c’est  un écrit clair, convaincant et adapté au destinataire qui suscitera l’intérêt.

• Respectez les règles de présentation

L’association française de normalisation définit les règles de disposition de la lettre (norme AFNOR NF Z11-001). La présentation « américaine » (bloc du texte aligné sur la gauche) l’emporte aujourd’hui sur la présentation française (alinéa en début de paragraphe).

Alors qu’un certain nombre de mentions sont obligatoires (les coordonnées  de l’entreprise émettrice, l’adresse du destinataire, la date, la signature de l’émetteur…) d’autres  (les références, …) relèvent de la pratique professionnelle. La formule d’appel (« Monsieur », «cher Confrère…») est toujours reprise, en fin de lettre, dans la formule de politesse. Préférez dans cette phrase finale une formulation simple plutôt que des expressions trop formelles ou pompeuses.

• Structurez votre écrit

Pour être bien comprise par le destinataire, la lettre doit faire apparaître les étapes du raisonnement, l’articulation logique du discours. Le plan remplit ce rôle. Il facilite la compréhension, permet l’enchaînement des idées ou des arguments. Le schéma chronologique (passé, présent, futur) est le plus fréquemment adopté dans les lettres courantes en entreprise. Un autre plan, appelé SPRI (Situation, Problème, Résolution, Information), est recommandé pour élaborer des lettres complexes. La lisibilité est aussi favorisée par une succession de paragraphes bien définis.

• Adoptez le ton juste

Selon la nature de la relation avec le destinataire, le contexte, le contenu, il incombe au rédacteur de s’exprimer avec justesse. Il s’agit pour lui d’adopter le « ton » approprié à la situation c'est-à-dire d’introduire dans son langage des nuances. Certains mots ou  expressions peuvent atténuer les propos, les « adoucir » ou au contraire les « durcir ». Quelques procédés permettent aussi  - par un effet de style - d’évoquer rigueur, surprise, mécontentement ou, au contraire, courtoisie et amabilité.

Exemples :

• Le recours à l’expression « nous regrettons vivement… » au lieu de « nous regrettons » met en évidence l’empathie du rédacteur et la nature des relations cordiales entretenues avec le lecteur.




• L’usage du conditionnel, mode de la politesse (« nous souhaiterions »,  « nous nous verrions dans l’obligation »),  souligne la bienveillance à l’égard du destinataire.

• Variez le style de vos phrases

Une lecture critique de votre écrit vous aidera à identifier vos maladresses. Prenez garde à la longueur des phrases, à l’abus des pronoms relatifs « qui, que », aux formes lourdes, aux tournures du langage parlé. Interrogez-vous sur l’exactitude et le choix des mots employés. Dès qu’une répétition est repérée, le recours aux synonymes est un excellent réflexe. Il est également impératif de veiller aux constructions des phrases.  Assurez-vous qu’elles sont correctes  et qu’elles n’engendrent pas la monotonie. Pour varier le style, il suffit quelquefois d’utiliser des structures différentes, de changer la position de certains compléments (en tête, au milieu ou en fin de phrase). Les verbes jouent aussi un rôle important dans le rythme de la phrase ; employés au présent ou au futur de l’indicatif, ils donnent plus de vivacité au texte.

Exemple :

• Il est judicieux de  remplacer un sujet à la 1ère personne du pluriel « nous » (trop souvent répété) par un nom à la 3ème personne du singulier :

« Notre équipe sera heureuse de vous apporter son savoir faire » au lieu de « nous serons heureux de vous apporter notre savoir faire ».