3.   La note

Très courante, la note est un écrit interne à l’entreprise. Elle présente une information (note d’information) ou donne un ordre clair, précis (note de service).

• Elaborez un document clair et bref

La note est un document court, constitué le plus souvent d’une page. Elle ne contient qu’un seul sujet. Sa mise en page respecte les normes de présentation AFNOR. Outre les mentions  habituelles (date, objet…), il convient de faire figurer la liste de destinataires, le nom du service émetteur, la qualité et la signature du rédacteur.

Clarté, précision, concision sont ses caractéristiques principales. Le sujet traité est clairement mentionné dans la rubrique « objet ». Le ton est mesuré mais courtois. Aucune formule d’appel ni formule de politesse n’est utilisée.

• Mettez en valeur l’information la plus importante

Adoptez un plan « en entonnoir » selon lequel l’information prioritaire est exprimée au début du document. Les consignes, les modes d’application ou informations secondaires sont indiqués ensuite par ordre d’importance.

Il est conseillé d’accorder une attention toute particulière à la formule de conclusion. Des notes trop sèches sont mal perçues par leurs destinataires. Et c’est précisément dans la dernière phrase que le rédacteur peut appeler à l’attention du lecteur, l’impliquer dans la démarche à mettre en œuvre, lui témoigner du respect et susciter son adhésion.

• Adoptez le style approprié à la forme du document

Quand elle transmet une instruction, la note de service peut être adressée directement au(x) destinataire(s) ou destinée à l’affichage. Des tournures impersonnelles peuvent alors être employées. En revanche, un style plus direct est possible dans la note d’information lorsque celle-ci concerne des collaborateurs.