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Les différents écrits professionnels
 

1. L’ e-mail 2. La lettre professionnelle 3. La note
4. Le compte rendu 5. Le procès verbal 6. Le rapport


5.  Le procès verbal

Le terme « procès verbal » est souvent utilisé - dans l’entreprise - pour qualifier un compte rendu ou vice versa. Ces deux écrits revêtent, en effet, de nombreuses similitudes. Cependant, une différence les sépare : le procès verbal est un document officiel.

  • Sachez distinguer le procès verbal du compte rendu

Le procès verbal  a pour but d’informer, de retracer de manière détaillée et chronologique  les propos tenus lors d’une réunion, d’une assemblée générale. Il est employé aussi pour constater des faits. 

Il présente les mêmes caractéristiques que le compte rendu, à savoir, neutralité et fidélité. Toutefois, il s’agit d’un document exhaustif et authentifié. Il constitue, en effet, un véritable témoignage et peut servir de preuve devant les juridictions de droit public ou privé. Il doit également faire l’objet d’une approbation de la part des participants ou de leurs représentants.

  • Veillez à indiquer toutes  les mentions obligatoires

Pour que le document ait une valeur officielle, vous devez impérativement faire apparaître les éléments suivants :

- le nom et prénom du rédacteur appelé « rapporteur » ;
- l’ordre du jour (réunion)  ou l’objet (accident) ;
- les noms et prénoms des participants ou des témoins ;
- le lieu, la date, l’heure d’ouverture et de fermeture de la séance ;
- le nom et la qualité du président de séance,
- le nom et la qualité du ou des secrétaires ;
- le nom des participants, excusés, absents et représentés ou des témoins ;
- la  signature du ou des secrétaires de séance ;
- le timbre.

 
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