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Les différents écrits professionnels
 

1. L’ e-mail 2. La lettre professionnelle 3. La note
4. Le compte rendu 5. Le procès verbal 6. Le rapport


1.   L’ e-mail

Le courriel est devenu aujourd’hui l’écrit le plus fréquent. Rédigé trop rapidement, il présente quelquefois des incorrections de langue, des fautes de style et d’orthographe. Il est donc impératif d’appliquer - comme pour tous les documents professionnels - des règles  précises.

  • Interrogez-vous sur la pertinence de votre envoi

Il faut d’abord résister à la facilité de l’envoyer à tout propos sans s’assurer du bien fondé de sa transmission. Evitez donc de polluer la messagerie de votre lecteur et soyez attentif à ses attentes. Créer un seul e-mail complet et clair est plus pertinent qu’adresser des messages fréquents ou de nombreuses copies.

  • Choisissez un titre percutant

Le courrier électronique est direct. Il permet d’aller droit au but grâce à un échange simple, rapide. La concision et la clarté sont de rigueur dès la rédaction de l’objet. Celui-ci sert d’introduction. L’internaute doit connaître en quelques secondes le contenu du message. Souvenez-vous qu’une dizaine de messages ou plus l’attendent. Facilitez-lui la tâche : une phrase synthétique est préférable à un titre trop générique et imprécis.

  • Formulez un message correct, concis et direct

Quant au texte, il doit tout dire en peu de mots. Les informations principales seront donc contenues dès les premières lignes. Il s’agit de mettre en avant l’essentiel et d’évoquer ensuite les détails, les explications. Pour capter et retenir l’attention de l’internaute - moins attentif que le lecteur d’un document « papier » - des phrases courtes et pertinentes augmentent l’efficacité du message. Prenez le temps de vous relire : veillez à corriger l’orthographe et à éliminer les impropriétés. N’abusez pas des abréviations et renoncez au style télégraphique.

  • Restez courtois

Concision et efficacité ne riment pas pour autant avec dureté ou impolitesse. N’oubliez pas les formules de politesse qui demeurent indispensables dans la rédaction professionnelle. Courtes et conviviales, elles peuvent se limiter à un mot ou un groupe de mots (« bonjour » au début du texte ou « cordialement » « Bonne journée » avant la signature) ; elles ne sont jamais supprimées sous prétexte que l’échange est dépourvu de formalisme.

  • « Aérez » votre texte

Renoncez également à écrire des messages très condensés. Un texte trop long et compact nuit à la clarté et à la compréhension. L’idéal est de rédiger un paragraphe distinct par sujet. Tapez votre texte de manière à faire figurer la totalité du message à l’écran. Insérez des titres et laissez des marges, si nécessaire.

 
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